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 Por gustavo Rosas Goiz
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El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece dónde y en qué plazo debe conservarse la Contabilidad, para facilitar su comprensión presento su contenido a modo de preguntas y respuestas.
1. ¿En dónde se conserva la contabilidad?
En el domicilio fiscal de la persona y está a disposición de las autoridades fiscales.
Los contribuyentes con establecimientos, sucursales, locales, puestos fijos o semifijos en la vía pública, deberán tener a disposición de las autoridades fiscales en dichos lugares y, en su caso, en el lugar en donde almacenen las mercancías, su cédula de identificación fiscal expedida por el Servicio de Administración Tributaria o la solicitud de inscripción en el registro federal de contribuyentes o copia certificada de cualesquiera de dichos documentos, así como los comprobantes que amparen la legal posesión o propiedad de las mercancías que tengan en esos lugares.
No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, los contribuyentes que en los lugares señalados en el citado párrafo tengan su cédula de identificación fiscal o la solicitud de inscripción en el registro federal de contribuyentes o copia certificada de cualesquiera de dichos documentos, y el aviso de apertura a que se refiere el artículo 27, antepenúltimo párrafo del CFF, no estarán obligados a tener a disposición de las autoridades fiscales en esos lugares, los comprobantes que amparen la legal posesión o propiedad de las mercancías, en cuyo caso deberán conservar dichos comprobantes a disposición de las autoridades en su domicilio fiscal.
2. Si un contribuyente no está obligado a llevar contabilidad ¿qué debe conservar en su domicilio fiscal? Deberá conservar en su domicilio fiscal, a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, como avisos al RFC, declaraciones provisionales y anuales, comprobantes de ingresos y gastos, registros simplificados, contratos, estados de cuenta, constancias de retenciones, etc.
3. ¿Cuál es el plazo en el que debe conservarse la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales y la contabilidad?
Documentación | Plazo para conservarla | La documentación relacionada con el cumplimiento de las obligaciones y la contabilidad, | 5 años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. | Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, | 5 años, que comenzarán a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. | Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio | 5 años a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. | Actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la ley citada (operaciones de compra venta de acciones), así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales | Todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate. | Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital | Deberán conservarse en medios electrónicos actualizados, de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria, en el mismo plazo de la contabilidad (5 años) | En el caso de que la autoridad fiscal esté ejerciendo facultades de comprobación respecto de ejercicios fiscales en los que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios anteriores. | Hasta 10 años, puesto que los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la misma. El particular no estará obligado a proporcionar la documentación antes solicitada cuando con anterioridad al ejercicio de las facultades de comprobación, la autoridad fiscal haya ejercido dichas facultades en el ejercicio en las que se generaron las pérdidas fiscales de las que se solicita su comprobación.
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